Profil Kecamatan

Standar Operasional Prosedur (SOP) Kecamatan Muara Bulian

KANTOR KECAMATAN MUARA BULIAN

KABUPATEN BATANG HARI

 

SEKRETARIAT

 SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN

Nomor SOP

 

Tgl Pembuatan

02 Januari 2020

Tanggal Revisi

02 Januari 2020

Tanggal Pengesahan

...  Januari 2020

Disahkan Oleh

CAMAT MUARA BULIAN

 

H. M. SAMAN. K, S.E

PEMBINA IV/a

NIP. 196703171986031001

Nama SOP

Penerbitan  Surat PerjalanDinas

DASAR HUKUM

KUALITAS PELAKSANA

1.Undang-undangNomor 17 Tahun 2003 tentangKeuangan Negara (Lembaran Negara Tahun 2003 Nomor 7).

2. Kepmendagri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan keuangan Daerah, sebagaimana telah diubah dengan Permendagri Nomor 59 Tahun 2007 tentang Perubahan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah.

1. Pendidikan D3/S1 (Minimal SLTA)

2. Memiliki kecermatan dan ketelitian

3. Memiliki kemampuan dan pengetahuan tentang Perjalanan Dinas.

4. Menguasai MC office

KETERKAITAN

PERALATAN/PERLENGKAPAN

1. SOP Kegiatan

Meja, Kursi, RuangKomputer, MesinTik, LemariArsip, , ATK dan Form SPPD

PERINGATAN

PENCATATAN DAN PENDATAAN

Jika Pegawai tidak mendapatkansurattugasatau memo darieselon III keatasmaka SPPD tidakditerbitkan.

  • Rekap Tim / Individu
  • SPPD Rampung
  • Surat Tugas/ memo Eselon III keatas

 

Bagan Alur UsulanPenerbitan Surat Perjalanan Dinas

 

No.

 

Kegiatan

Pelaksana

Mutu Baku

 

Ket.

Pemproses Administrasi Umum

Kasubbag Umum dan Kepegawaian

Sekretaris

Camat

Kepala OPD

 

 

Caraka

Kelengkapan

Waktu

Output

1.

Menyiapkan dan daftar nama Pegawai / Pejabat yang akan berpergian perjalanan Dinas

>

 

 

 

 

 

 

Nama Pegawai/Pejabat yang akan melaksanakan Perjalanan Dinas

2 Menit

Daftar nama Pegawai/Pejabat yang melaksnakan Perjalanan Dinas

 

2.

Menerima nama pegawai/pejabat  yang akan berpergian dalam perjalanan Dinas dilengkapi dasar surat perintah untuk diproses

 

>

 

 

 

 

 

 

 

Dasar Surat yang akan mengikuti Perjalanan Dinas

15 Menit

Konsep usulan Pegawai/Pejabat yang akan Melaksnakan Perjalanan Dinas

 

3.

Memeriksa dan memaraf surat perjalanan Dinas, jika sudah lengkap dibuat persetujuan jika belum lengkap dikembalikan ke Kasubbag Umum dan Kepegawaian

 

 

 

>

 

 

 

Surat Pengajuan / usulan untuk diparaf beserta berkas

10Menit

Surat Pengajuan / usulan yang sudah diparaf

 

4.

Meneruskan Surat perjalanan Dinas dan mengagendakannya untuk ditandatangani oleh Kepala Badan

 

                

 

>

 

 

 

 

Surat Pengajuan / usulan untuk diparaf beserta berkas dan dokumen

5Menit

Surat Perjalanan Dinas  yang sudah ditandatangani oleh Kepala Badan

 

5.

Mengagendakan Surat Perjalanan Dinas kemudian disampaikan kepemprosesan umum untuk ambilkan nomor dan tanggal.

 

>

 

 

 

 

                          

 

 

 

 

 

 

 

Berkas/dokumenPengajuan/usulan yang sudah ditandatangani oleh Kepala Badan

10 Menit

Berkas Surat Perjalanan Dinas

 

6.

Surat perjalanan Dinas telah selesai Diserahkan ke yang bersangkutan

 

 

 

 

 

 

 

 

>

Berkas/dokumenPengajuan/usulan yang sudah ditandatangani oleh Kepala Badan

5 Menit

Berkas Surat Perjalanan Dinas

 

 

KANTOR KECAMATAN MUARA BULIAN

KABUPATEN BATANG HARI

 

 

SEKRETARIAT

 SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN

Nomor SOP

 

Tgl Pembuatan

02 Januari 2020

Tanggal Revisi

02 Januari 2020

Tanggal Pengesahan

...  Januari 2020

 

Disahkan Oleh

 

CAMAT MUARA BULIAN

 

 

H. M. SAMAN. K, S.E

PEMBINA IV/a

    NIP. 196703171986031001

Nama SOP

Pembuatan Kartu Isteri / KartuSuami

DASAR HUKUM

KUALITAS PELAKSANA

1. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor17 Tah 43 Tahun 1999;

2. SE BAKMN Nomor 01/SE/1975 tentang Petunjuk Permintaan Penetapan dan Penggunaan Nomor Induk PNS dan Kartu PNS;

3. Surat Keputusan Kep. BAKN Nomor 115 a /Kep/1983 tentang Kartu Isteri / KartuSuami PNS.

 

1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan tentang Kartu Isteri / KartuSuami

2. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer.

3. Memiliki tulisan yang rapi dan jelas.

 

KETERKAITAN

PERALATAN/PERLENGKAPAN

1. Internal dan External.

2. SOP Data Base Kepegawaian

Meja, Kursi, Ruang Komputer,  LemariArsip, Filling Kabinet.

PERINGATAN

PENCATATAN DAN PENDATAAN

Jika Pegawai tidak mengajukan pembuatan kartu Isteri/kartu suami tidak akan mendapatkan kartu isteri/kartu suami.

 

  • Surat pengantar
  • KartuIsteri /kartusuami
  • Laporansecaraberkalasetiapbulan

 

SOP Pelayanan Pengajuan Pembuat Kartu Isteri/Kartu Suami

 

No.

 

Kegiatan

Pelaksana

Mutu Baku

 

Ket.

Pemproses Administrasi Umum

Kasubbag Umum dan Kepegawaian

Sekretaris

Camat

Kepala

OPD

 

 

Caraka

Kelengkapan

Waktu

Output

1.

Menyiapkan dan menyampaikan data dan daftar nama Pegawai yang akan membuat Kartu Isteri/Kartu Suami

>

 

 

 

 

 

 

Daftar nama Pegawai yang akan mengusulkan pembuatan Kartu Isteri/Kartu Suami

5Menit

Daftar nama Pegawai yang membuat Karis/Karsu

 

2.

Menerima nama pegawai dan membuat konsep usulan Pembuatan Kartu Isteri / Kartu Suami yang dilengkapi dengan dokumen persyaratannya sekaligus melegalisirnya untuk diproses.

 

>

 

 

 

 

 

 

 

SK CPNS / PNS, SK Terakhir, Karpeg, Copy dan Ijazah terakhir, photocopy surat nikah dan pas photo.

15 Menit

Konsep usulan Pegawai yang akan yg membuat Karis/Karsu dan berkas telah dilegalisir

 

3.

Memeriksa dan memaraf konsep konsep surat usulan Pembuatan Kartu Isteri/Suami, jika sudah lengkap dibuat persetujuan jika belum lengkap dikembalikan ke Kasubbag Umum dan Kepegawaian

 

 

 

>

 

 

 

Surat Pengajuan / usulan untuk diparaf beserta berkas

5 Menit

Surat Pengajuan / usulan yang sudah diparaf beserta berkas dan dokumen

 

4.

Meneruskan Surat pengantar usulan pembuatan Kartu Isteri/Kartu Suami  dan mengagendakannya untuk ditandatangani oleh Kepala Badan

 

                

 

>

 

 

 

 

Surat Pengajuan/usulan untuk diparaf beserta berkas dan dokumen

10 Menit

Surat Pengajuan / Usulan yang sudah ditandatangani oleh Kepala Badan

 

5.

Mengagendakan berkas/dokumen pengusulan Pembuatan Kartu Isteri/Kartu Suami kemudian disampaikankepetugas /caraka untuk dikirim keBidang Pengker dan untuk diarsipkan

 

>

 

 

 

 

                          

 

 

 

 

 

 

 

Berkas/dokumen Pengajuan/usulan yang sudahditandatangani oleh Kepala Badan

10 Menit

Berkas dan Dokumen Usulan

 

6.

Menerima berkas/dokumen yang telah diberi sampul dan siap untuk dikirim keBidang Pengker.

 

 

 

 

 

 

 

 

>

Berkas/dokumenPengajuan/usulan yang sudahditandatangani oleh Kepala Badan

5 Menit

Berkas dan Dokumen Usulan

 

 

KANTOR KECAMATAN MUARA BULIAN

KABUPATEN BATANG HARI

 

SEKRETARIAT

 SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN

Nomor SOP

 

Tgl Pembuatan

02 Januari 2020

Tanggal Revisi

02 Januari 2020

Tanggal Pengesahan

...  Januari 2020

 

Disahkan Oleh

 

CAMAT MUARA BULIAN

 

 

H. M. SAMAN. K, S.E

PEMBINA IV/a

  NIP. 196703171986031001

Nama SOP

Pembuatan Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas

DASAR HUKUM

KUALITAS PELAKSANA

1.Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor17 Tah 43 Tahun 1999;

 

1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan tentang Surat  Pernyataan Melaksanakan Tugas

2. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer.

3. Memiliki tulisan yang rapi dan jelas.

KETERKAITAN

PERALATAN/PERLENGKAPAN

1. Internal dan External.

2. Data Pegawai yang bersangkutan

Meja, Kursi, Ruang Komputer, Kertas Kop, dan Lemari Arsip.

PERINGATAN

PENCATATAN DAN PENDATAAN

Jika Pegawai tidak mengajukanpembuatanSurat Pernyataan Melaksanakan Tugas tidakakanmendapatkanSurat Tugas.

 

  • Surat pengantar
  • SK yang bersangkutan
  •  Data yang bersangkutan

 

SOP PembuatanSurat Pernyataan Melaksanakan Tugas

 

No.

 

Kegiatan

Pelaksana

Mutu Baku

 

Ket.

Pemproses Administrasi Umum

Kasubbag Umum dan Kepegawaian

Sekretaris

Camat

Kepala

OPD

 

 

Caraka

Kelengkapan

Waktu

Output

1.

Menyiapkan dan menyampaikan data  nama Pegawai yang akan membuat Membuat surat Pernyataan Melaksanakan Tugas

>

 

 

 

 

 

 

Nama Pegawai yang akan menerbitkan Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas.

5 Menit

Nama Pegawai yang membuat Surat Pernyataan melaksanakan Tugas

 

2.

Menerima nama pegawai dan membuat konsep usulan Pembuatan Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas yang dilengkapi dengan dokumen persyaratannya.

 

>

 

 

 

 

    

 

 

SK Mutasi Penempatan

15 Menit

Konsep usulan Pegawai yang akan membuat Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas

 

3.

Memeriksa dan memaraf konsep konsep surat Pernyataan Melaksanakan Tugas, jika sudah lengkap dibuat persetujuan jika belum lengkap dikembalikan ke Kasubbag Umum dan Kepegawaian

 

 

 

>

 

 

 

Surat Pengajuan / usulan untuk diparaf beserta berkas

5 Menit

Surat Pengajuan / usulan yang sudah diparaf beserta berkas dan dokumen

 

4.

Meneruskan Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas dan mengagendakannya untuk ditandatangani oleh Kepala Badan

 

                

 

>

 

 

 

 

Surat Pengajuan / usulan untuk diparaf beserta berkas dan dokumen

10 Menit

Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas yang sudah ditandatangani oleh Kepala Badan

 

5.

Mengagendakan Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas kemudian disampaikan kepetugas /caraka untuk dikirim kePegawai yang bersangkutan untuk diarsipkan

 

>

 

 

 

 

                          

 

 

 

 

 

 

 

Berkas / dokumen Pengajuan /usulan yang sudah ditandatangani oleh Kepala Badan

10 Menit

Berkas dan Dokumen Usulan

 

6.

Menerima Surat Pernyataan Melaksnakan Tugas  dan siap untuk dikirim kePegawai yang bersangkutan.

 

 

 

 

 

 

 

 

>

Berkas / dokumen Pengajuan /usulan yang sudah ditandatangani oleh Kepala Badan

5 Menit

Berkas dan Dokumen Usulan

 

 

 

KANTOR KECAMATAN MUARA BULIAN

KABUPATEN BATANG HARI

 

SEKRETARIAT

 SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN

 

Nomor SOP

 

Tgl Pembuatan

02 Januari 2020

Tanggal Revisi

02 Januari 2020

Tanggal Pengesahan

...  Januari 2020

Disahkan Oleh

CAMAT MUARA BULIAN

 

 

H. M. SAMAN. K, S.E

PEMBINA IV/a

NIP. 197503261994031002

Nama SOP

Pelaksanaan Prosedur Kerja Surat Masuk

DASAR HUKUM

KUALITAS PELAKSANA

1.PERMENPAN NO 6/2011 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Elektronis Lingkungan Instansi Pemerintah.

2.Permendagri Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah.

  1. Pernah Diklat/Bintek Tata Naskah Dinas
  2. Memahami Retensi Arus Surat
  3. Pernah Diklat/Bintek Tata Kearsipan dan Kendali Distribusi surat.
  4. Dapat Mengoperasikan Komputer
  5. Lulusan SMK/D2/D3 Administrasi, Manajemen, Hukum dan Informasi.

KETERKAITAN

 

PERALATAN/PERLENGKAPAN

 

 

Internal dan Eksternal OPD/Instansi terkait

  1. Seperangkat Komputer
  2. Alat Tulis Kantor dan Lembar Disposisi
  3. Tanda Terima, Pengantar Pos
  4. Buku Agenda Masuk dan Keluar

 

 

PERINGATAN

 

PENCATATAN DAN PENDATAAN

 

Penanganan surat masuk dan keluar yang kurang optimal komunikasi dan berbagai proses kerja kedinasan dapat terganggu.

 

Pencatatan dan Pemberian Nomor Surat masuk dan Surat keluar

 

 

 

SOP PELAKSANAAN PROSEDUR KERJA SURAT MASUK

                     

No.

Kegiatan

Pelaksana

Mutu Baku

Ket.

Kepala

Sekretaris

Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian

Pengadminis- trasi Umum

Resepsionis

Kelengkapan

Waktu

Output

1

Menerima surat yang masuk dan memeriksa kebenaran surat, apakah tujuan surat tersebut sesuai dengan alamat kantor, apabila alamat surat tidak sesuai dengan alamat kantor, maka surat segera dikembalikan kepada pengirim surat;

 

 

 

 

 

 

         <

-

2 menit

Surat Masuk

 

2

Membubuhkan paraf disertai nama, tanggal dan jam saat surat diterima pada Lembar Pengantar atau Buku Ekspedisi atau bentuk tanda terima lainnya sebagai bukti penerimaan surat dan menyerahkan kepada Pengadministrasi Umum;

 

 

 

         <

 

- Surat Masuk
- Buku Ekspedisi

2 menit

- Surat Masuk

 

3

Melakukan sortir dan mengkla-sifikasikan surat ke dalam kelompok Surat Dinas atau surat pribadi.

 

 

<

 

 

- Surat Masuk
- Kartu Kendali

5 menit

- Surat Masuk
- Kartu Kendali

 

4

Mencatat dalam Register Surat Masuk dengan melampirkan Kartu Kendali dan Disposisi, dan menyerahkan kepada Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian.

 

<

 

 

 

- Surat Masuk
- Lembar Disposisi
- Kartu Kendali

5 menit

- Surat Masuk
- Lembar Disposisi

 

5

Meneliti Surat Masuk yang telah dilampirkan Kartu Kendali dan Disposisi kemudian menyerahkan ke Sekretaris.

<

 

 

 

 

- Surat Masuk
- Lembar Disposisi

5 menit

- Surat Masuk
- Lembar Disposisi

 

6

Meneliti dan memberi paraf Surat Masuk, kemudian menyerahkan kepada Kepala Badan dengan menyarankan tujuan disposisi surat

 

 

 

 

- Surat Masuk
- Lembar Disposisi

5 menit

- Surat Masuk
- Lembar Disposisi

 

7

Mempelajari isi surat, kemudian menulis disposisi dan disampaikan kembali kepada Sekretaris

 

>

 

 

 

- Surat Masuk
- Lembar Disposisi

10 menit

- Surat Masuk
- Lembar Disposisi

 

8

Mempelajari sesuai dengan tujuan disposisi yang diberikan, jika setuju memparaf dan memerintahkan Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian untuk di tindak lanjuti, jika tidak setuju menyarankan kepada Kepala Badan untuk memperbaiki tujuan disposisi surat.

 

 

>

 

 

- Surat Masuk
- Lembar Disposisi

5 menit

- Surat Masuk
- Lembar Disposisi

 

9

Mencatat tujuan Disposisi Surat pada buku Agenda dan menyerahkan kepada Pengadministrasi Umum

 

 

 

>

 

- Surat Masuk
- Lembar Disposisi

5 menit

- Surat Masuk
- Lembar Disposisi

 

10

Mendistribusikan Surat Masuk sesuai dengan tujuan disposisi surat

 

 

 

 

>

- Surat Masuk
- Lembar Disposisi

5 menit

- Surat Masuk
- Lembar Disposisi

 

                     

 

KANTOR KECAMATAN MUARA BULIAN

KABUPATEN BATANG HARI

 

SEKRETARIAT

 SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN

Nomor SOP

 

Tgl Pembuatan

02 Januari 2020

Tanggal Revisi

02 Januari 2020

Tanggal Pengesahan

...  Januari 2020

Disahkan Oleh

 

CAMAT MUARA BULIAN

 

 

H. M. SAMAN. K, S.E

PEMBINA IV/a

                                                NIP. 197503261994031002

Nama SOP

 

Proses Cuti

DASAR HUKUM

KUALITAS PELAKSANA

 

  1. Undang-Undang No.8 Tahun 1974 Tentang  Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999.
  2. SE BAKN Nomor 01/SE/1975, tentang Petunjuk Permintaan, Penetapan dan Penggunaan Nomor Induk PNS dan Kartu PNS;
  3. PP Nomor 53 Tahun 2010 tentang Disiplin PNS.

1.Memiliki kemampuan dan pengetahuan tentang cuti.

2.Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer.

3.Memiliki Tulisan yang rapi dan Jelas.

KETERKAITAN

PERALATAN/PERLENGKAPAN

  1. Internal dan External
  2. SOP dan Data Base Kepegawaian

Ruang, Meja, Kursi, Komputer, Printer, ATK, Lemari Arsip

 

PERINGATAN

PENCATATAN DAN PENDATAAN

Jika Pegawai tidak mengajukan proses Cuti maka akan dikenakan sanksi kedisiplinan sesuai prosedur yang berlaku.

  • Surat Pengantar
  • Laporan secara Berkala setiap Triwulan

 

SOP Penetapan Pemberian Cuti Bagi PNS oleh KepalaBKPSDMD

 

No.

 

Kegiatan

Pelaksana

Mutu Baku

 

Ket.

Peng. Adm. Umum

PemprosesKepegawaian

KasubbagUmum dan Kepegawaian

Sekretaris

Camat

Kepala

OPD

 

Kelengkapan

Waktu

Output

1.

<